Q. Endnote 그룹 공유(share) 기능을 사용하고 있는데 PDF 등 파일까지 공유하고 싶어요

Endnote 그룹 공유(share) 기능을 사용하고 있는데 PDF 등 파일까지 공유하고 싶어요
동료 연구자로부터 Endnote 그룹 몇 개를 공유받고 있습니다. 공유된 그룹이 제 Endnote 프로그램 'Groups Shared by Others'에 상대방 이메일주소+그룹명으로 표시되는데, 공유받은 그룹을 선택하면 Endnote 프로그램 내에 레퍼런스 목록이 나타나지 않고 Endnote Web으로 연결되고 PDF 등 파일도 보여지지가 않습니다. 현재로서는 Endnote Web에서 레퍼런스를 선택하여 다시 제 그룹으로 가져와 동기화하는 방법을 사용하고 있는데 많이 불편합니다. Endnote 프로그램 내에 PDF 등 파일을 포함한 레퍼런스를 바로 불러올 수 있는 방법은 없을까요?

Answer

Endnote에서 레퍼런스를 다른 연구자와 공유할 수 있는 방식은 크게 "Library" 전체를 공유하는 방법과 Library 내 일부 "Group"을 공유하는 두 가지가 있습니다. 아쉽게도 두 기능 모두 이용자분께서 원하는 기능 즉,  공유받은 레퍼런스 정보와 PDF 등 파일을 내 Endnote Desktop으로 상시 동기화 할 수 있는 기능을 완벽하게 제공하고 있지는 않습니다. 

 

1. 그룹 공유(Sharing Groups of references) : Endnote Online에서만 가능

Endnote Desktop이 아닌 Endnote Online을 통한 공유 방식으로 제공되고 있으며, 저작권 상의 이유로 PDF 등 파일 공유는 지원하지 않으며 (있을경우) 링크만 연결됩니다. 이미 방법을 알고 계신대로 내 Library로 가져오려면 Endnote Online에서 해당 레퍼런스를 선택하여 그룹에 추가하고 Endnote Desktop에 동기화하는 방법을 사용하실 수 있을 것 같습니다. 이때 이미 내가 가지고 있는 Reference와 중복된 항목을 제거하려면 'References> Find Duplicate' 기능을 사용하여 원하는 레코드만 남기실 수 있습니다. 

 

2. Library 공유(Sharing Library) : Endnote Desktop에서만 가능

Library Share 기능을 활용하여 Libary Owner로부터 Library 전체에 대한 접근/수정 권한을 부여 받는 방법이 있습니다. 이 방법 역시 내 Endnote Desktop 상의 Library에 상대의 Library에 포함된 레퍼런스를 불러들이는 방식은 아니며, 상대의 Library에 접근 권한을 따로 부여받아 열람하거나 또는 사용(추가/수정)하는 방식입니다. 즉, 내 Library와 Shared Library 두 개를 따로 운영하는 방식입니다. 

  • Library Owner: Endnote Program> File> Share에서 상대방 이메일과 권한(permission)을 선택하여 보내기
  • Invited People: 초대 이메일에서 'Accept'  링크를 선택한 후 Endnote Program> File> Open Shared Library 를 선택하여 공유해준 사람의 이메일 계정을 선택 후 Open을 누르면 상대의 Library이 열립니다. 

공유받은 Library 내에서 내 Library로 복사하고 싶은 레퍼런스가 있으면, 2개의 Library를 모두 열어 해당 레퍼런스를 선택(ctrl)하여 복사(ctrl+c)한 후 내 Library에 붙여넣기(ctrl+v)하여 이용할 수 있습니다. 단, 원문 PDF 파일 등 저작권 이슈가 있을 수 있어 내부 구성원 간에 해당 기능을 사용해주시기 바랍니다. 

 

더 나은 방법이 있는지 계속해서 찾아보도록 하겠습니다. 

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  • Last Updated Oct 01, 2019
  • Views 13
  • Answered By Kay Kim

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